CARREIRA & NEGÓCIOS

10 dicas para reduzir a perda de tempo


Você é como eu e fica irritado com perda de tempo e reuniões improdutivas?

Além disso, fica desesperado com perda de tempo no trânsito ou em eventos com pouca produtividade?

O artigo abaixo dá nove dicas para evitar (ou reduzir) a perda de tempo no trabalho.

O link é http://www.cbsnews.com/8301-505125_162-57447267/9-hacks-for-managers-who-hate-wasting-time/?tag=nl.e664.

Das nove dicas, selecionei sete que são as minhas preferidas. Confesso que as outras duas achei pouco interessantes.

As sete dicas do artigo:

> Dê “portas” para as pessoas. recomenda que as pessoas se não têm salas, elas precisam ter uma área onde podem ficar quietas e não serem interrompidas.

> Agende reuniões mais curtas. Recomenda aqui que uma reunião pode (e deve) ser marcada para ter apenas 15 ou 20 minutos. Claro, e a agenda tem que ser umprida.

> Elimine as reuniões improdutivas. Já está no título.

> Organize as reuniões com uma agenda e um período para começar e terminar. O convite para as reuniões devem ser claros na pauta e no período da reunião.

> Se você precisa de uma respota imediata, telefone. Essa é a minha preferida. Não envie um email para conseguir uma resposta que um simples telefonema pode resolver. Esse vale também para aqueles que adoram encher a caixa postal de emails, muitas vezes inúteis.

> Reusar e reciclar informações de colaboradores. A autora relembra que a preparação para uma reunião nem sempre necessita de preparação de informações novas. Muitas coisas feitas no dia a dia, ou mesmo material usado em outras reuniões podem ser usados mais de uma vez.

> Dê a atenção que as pessoas merecem.  Muitas vezes algum colaborador que falar com você um assunto que deveria ser tratado numa reunião ou com mais de uma pessoa. No ímpeto você decide que não precisa conversar naquele momento pois será uma perda de tempo, já que o assunto deve retornar numa reunião num fórum adequado. Entretanto no longo prazo essa postura pode aferar a motivação das pessoas.

E eu incluiria mais três:

> Organize seus email: excesso de emails para ler podem tomar mais tempo do que possa imaginar nossa vã filosofia; oriente seu time para enviar emails com as seguintes legendas: importante (são aqueles que precisam ser lidos para alguma tomada de decisão); informativo (aqueles que não precisam de uma decisão imediata mas precisam ser guardados); outros (em tese, esses nem deveriam ser enviados; mas são);

> Cuidado com os almoços: muitas vezes somos convidados para almoços com o time, colegas, etc. Esses almoços são ótimos para descontrair, mas muitas vezes péssimos para organização do tempo. Sugiro cuidado com eles;

> Organize as reuniões fora do escritório: se você é como eu e tem sempre visitas fora do escritório, organize a agenda para passar um ou dois dias da semana dentro do escritório. E organize os demais dias para suas reuniões fora. Nesses dias, infelizmente, fica difícil marcar mais que três encontros por dia (reunião pela manhã, reunião almoço e reunião à tarde). Talvez quatro, se o final do dia permitir, ou se surgir espaço para um café da manhã.

Em síntese, as 10 dicas são:

  • As pessoas precisam de espaço para não serem importunadas;
  • Reuniões podem ser curtas, com menos de meia hora;
  • Reuniões pré agendadas mas pouco produtivas devem ser eliminadadas;
  • Reuniões devem ser agendadas com horário de início e fim, e com pauta definida;
  • Use mais o telefone;
  • Use mais as informações disponíveis;
  • Converse com as pessoas da sua equipe, mantendo em mente a necessidade de não se perder tempo;
  • Organize seus emails;
  • Cuidado com os almoços com seu time e colegas;
  • Organize a agenda.

Resolve? Talvez não em 100% dos casos, até porque sempre vamos encontrar quem tem pouca facilidade em lidar com o tempo.

Vamos em frente…

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Sobre V Criscio

Gestão, Marketing, Internet, Comércio Eletrônico, Reestruturação e Startups.

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